Les avocats le savent parfaitement : les appels entrants peuvent rapidement s’avérer dérangeants tout en étant particulièrement chronophages. Même s’ils font le choix d’embaucher un secrétaire en interne, ils risquent de passer à côté d’un bon nombre d’appels téléphoniques. L’accueil téléphonique revêt bien sûr d’une importance significative. Ils permettent aux avocats d’établir un premier contact qualitatif avec les clients potentiels et de les mettre en confiance dès les premières secondes. Il leur offre de plus la possibilité d’établir une relation de confiance et saine avec la clientèle. C’est en effet pour cette raison que les avocats sont aujourd’hui de plus en plus nombreux à miser sur le secrétariat téléphonique externe. Nous faisons le point sur les différents avantages de cette solution et sur les caractéristiques à rechercher chez le prestataire qui en propose.
Quels sont les avantages d’un secrétariat téléphonique externe pour les avocats ?
L’engouement croissant des avocats pour le secrétariat téléphonique externe s’explique par les différents avantages qu’il leur confère. Comme le précise le Cabinet Peeters, un tel service vous permet de rendre permanent l’accueil téléphonique de votre cabinet. C’est de ce fait l’assurance d’être joignable à tout moment, réactif, et de permettre à vos clients ou futurs clients d’obtenir rapidement les réponses aux questions qui les interpellent. Vous ne raterez aucun appel, ce qui n’est pas négligeable pour votre cabinet. Le secrétariat téléphonique externe est aussi la promesse d’un accueil téléphonique personnalisé, de qualité et qui peut améliorer significativement votre image de marque.
Ce sont en effet des secrétaires juridiques formés, qualifiés et qui maîtrisent le domaine juridique, ils accueillent vos prospects ou vos clients au nom de votre cabinet et conformément à vos consignes. Peu importe la spécialité de votre enseigne (droit immobilier, droit du travail, droit de famille…), ils sauront répondre à l’ensemble de vos besoins en communication. Ils utiliseront le vocabulaire adéquat et se mettront à l’écoute des appelants dans le but de répondre à chaque question, et à tous leurs besoins. Quelles que soient les questions posées par les appelants, les secrétaires n’utilisent que des termes positifs pour les mettre en confiance.
Du fait de leur expertise, leur disponibilité et leur réactivité, vous multipliez vos chances de faire la différence en un rien de temps, de gagner en crédibilité et de satisfaire amplement chacun des appelants. L’accueil téléphonique externalisé vous garantit un gain de temps indéniable ainsi qu’une prise de rendez-vous facile (le prestataire peut gérer votre agenda à distance). Vous aurez en plus un meilleur contrôle sur le budget de votre cabinet et bénéficierez régulièrement des statistiques détaillées de votre accueil. Il faut savoir qu’un secrétariat téléphonique externe pour les avocats est généralement joignable de 8:30 à 18:00, du lundi au vendredi, soit 52 semaines par an.
Les principales caractéristiques à rechercher chez un prestataire de secrétariat téléphonique
Afin que vous puissiez profiter de l’ensemble des avantages découlant de l’accueil téléphonique externalisé, vous devez collaborer avec le bon prestataire. Au moment de votre choix, un bon nombre de points sont à retenir. On note en tout premier lieu l’expérience du prestataire. Il apparaît plus opportun d’opter pour celui qui justifie d’une certaine ancienneté dans le monde du secrétariat téléphonique pour cabinets d’avocats.
Il convient ensuite de vérifier que les secrétaires qui prendront en charge votre accueil téléphonique disposent d’une expertise de pointe dans la réception d’appels pour avocats. Assurez-vous qu’ils maîtrisent sur le bout des doigts la terminologie juridique. Par ailleurs, ces secrétaires juridiques doivent être disponibles, réactives et offrir une réelle présence à vos clients et clients potentiels. Qui plus est, leur capacité d’écoute ainsi que leur capacité d’analyse doivent être sans faille et leurs compétences relationnelles particulièrement solides.
